Udbud & Aftalestyring · Properly.fm
Et udbud sænker typisk prisen 20–35 %.
Vi udformer udbudsmateriale, der er specifikt og direkte knyttet til jeres ejendom, med plantegninger der præciserer opgavens omfang. Alle leverandører byder på det samme grundlag, og buddene kan sammenlignes direkte. Besparelsen kommer fra skærpet konkurrence og ikke fra at skære i ydelserne, og den udgør typisk 20–35 % af aftalens værdi, konservativt opgjort ud fra 50+ gennemførte udbud.
Honoraret er 50 % af første års estimerede besparelse + op til 25 % no cure no pay. I betaler aldrig mere end 75 % af de besparelser I opnår.
Situationen
Rengøringsaftalen er forlænget uændret i seks år.
Prisen på aftalen er aldrig blevet prøvet af mod markedet, og derfor ved ingen, hvad den samme opgave koster hos en anden leverandør. Et udbud viser prisen på den samme opgave hos flere leverandører.
Aftalen forlænges, fordi ingen husker hvornår
Aftalen forlænges år efter år, fordi ingen længere husker, hvornår den sidst blev sendt i udbud. Leverandøren ved, at ingen andre byder på opgaven, og der er aldrig indhentet et konkurrerende tilbud.
Uklare mængder gør tilbuddene umulige at sammenligne
Når arealer og opgavemængder ikke er gjort præcist op, byder leverandørerne på hver sin fortolkning af opgaven. Det laveste tilbud bliver ikke nødvendigvis den billigste aftale, fordi det der ikke er beskrevet, bliver faktureret som tillæg bagefter.
Et for lavt bud bliver dyrt senere i aftalen
Et bud afgivet på et løst grundlag bliver typisk indhentet igen som tillægsydelser eller som et serviceniveau der falder over tid. Det leverandøren byder på, skal være det samme som det der bliver leveret hele aftalen igennem.
Forløbet
Alle leverandører byder på det samme grundlag.
Vi står for hele forløbet fra kravspecifikation til kontrakt. I bestemmer hvilke aftaler der skal med, og I skriver selv under på den kontrakt der kommer ud af det.
Vi opgør potentialet
Vi finder besparelsespotentialet og estimerer det
Vi finder besparelsespotentialet på jeres ejendom eller portefølje og sætter et konservativt estimat på det. Estimatet er grundlaget for honoraret, og I kender det, før arbejdet går i gang.
Vi skriver grundlaget
Kravspecifikation på et ejendomsspecifikt grundlag
Ejendomsspecifikt grundlag med plantegninger og kravspecifikation, så leverandøren ved præcis hvad der prissættes. En kvadratmeter kontor og en kvadratmeter teknikrum koster ikke det samme at holde rent, og opgaven bliver derfor gjort op efter det enkelte lokales funktion.
Vi sender aftalen i udbud
Leverandørerne byder ind på det samme materiale
Aftalen sendes i udbud til leverandører der kan løfte opgaven på jeres ejendom. De byder ind i vores egne kontrakt- og ydelsesbeskrivelser, så det de byder på, er det de skal levere hele aftalen igennem.
Vi evaluerer buddene
Buddene sammenlignes direkte, post for post
Buddene kommer ind på samme grundlag og kan sammenlignes direkte, post for post. I ser hvad hver leverandør tager for den samme ydelse, og hvad forskellen mellem dem består i.
I skriver under
Kontrakten beskriver det I har købt
Ydelsesniveauet står beskrevet i kontrakten efter leverandørskiftet, så det der blev budt, også er det der bliver leveret. Besparelsen kommer fra skærpet konkurrence og ikke fra at skære i ydelserne.
Honorar
I kan regne prisen ud selv.
Vi estimerer besparelsen konservativt, og honoraret regnes af det estimat. I betaler aldrig mere end 75 % af de besparelser I opnår.
Den del af honoraret der ligger ud over de første 50 %, er no cure no pay: den betales først, når besparelsen er opnået. Bliver besparelsen mindre end estimeret, betaler I mindre.
50 %
af første års estimerede besparelse + op til 25 % no cure no pay
75 %
loft · I betaler aldrig mere end 75 % af de opnåede besparelser
Et regnestykke
- DKK 1.000.000
Estimeret besparelse
pr. år, konservativt opgjort
- DKK 500.000
Honorar af estimatet
50 % af første års estimerede besparelse
- DKK 1.800.000
Opnået besparelse
det aftalen faktisk falder med
- op til DKK 200.000
No cure no pay oveni
for de DKK 800.000 der kom oveni estimatet
Et eksempel: estimerer vi DKK 1.000.000 i årlig besparelse, koster arbejdet DKK 500.000. Opnår vi DKK 1.800.000, betaler I op til DKK 200.000 mere for de DKK 800.000 der kom oveni. Det er den del af honoraret der er no cure no pay: den betales først, når besparelsen er opnået. I betaler aldrig mere end 75 % af de opnåede besparelser.
Abonnement
Vi holder øje med aftalernes udløb og frister.
Kontraktudløb og opsigelsesfrister står typisk spredt i filer og i private kalendere. Bliver en opsigelsesfrist overset, fortsætter aftalen et år mere, uden at der er indhentet et konkurrerende tilbud.
Vi holder øje med fristerne og giver besked i god tid, så I kan sende aftalen i udbud igen efter jeres egen indkøbspolitik. Så længe abonnementet er aktivt, koster jeres udbud 20 % mindre.
Abonnementet starter, når det første udbud er gennemført, for før det er der ingen aftale at holde øje med. Prisen er DKK 1.000 pr. ejendom om året, uanset hvor stor ejendommen er.
Health Check
DKK 1.000
Pr. ejendom pr. år
- →Serviceaftalerne overvåget frem mod udløb og opsigelsesfrist
- →Besked i god tid, så I kan genudbyde efter jeres egen indkøbspolitik
- →Jeres udbud koster 20 % mindre, så længe abonnementet er aktivt
- →Starter når det første udbud er gennemført
Resultater
Besparelsen kommer fra skærpet konkurrence.
Besparelsen kommer fra skærpet konkurrence og ikke fra at skære i ydelserne, og ydelsesniveauet står beskrevet i kontrakten efter leverandørskiftet. Intervallet er opgjort konservativt ud fra de udbud vi selv har gennemført.
20–35 %
Typisk besparelse på aftaler der sendes i udbud
Konservativt interval fra 50+ gennemførte udbud
42 %
Bedste enkeltresultat
Honoraret var tjent ind efter fire måneder
50+
Gennemførte udbud
Grundlaget for det interval vi regner med
Første skridt
Send jeres serviceaftaler i udbud.
Vi gennemgår aftalerne med jer og sætter et konservativt estimat på besparelsen, før arbejdet går i gang. Honoraret er 50 % af første års estimerede besparelse + op til 25 % no cure no pay.